Eine Mitarbeiter-App für alle : Die interne Kommunikation revolutionieren

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Die gesamte Belegschaft gleichermaßen und effizient zu erreichen, ist die Aufgabe einer modernen internen Kommunikation. Jedoch stehen Unternehmen heute bei der Umsetzung einer internen Kommunikationsstrategie vor einigen Herausforderungen. Nicht nur erschweren meist dezentral organisierte Arbeitsplätze eine (Echtzeit-)Kommunikation. Auch durch klassische digitale Kanäle, wie etwa das Intranet, werden operative Mitarbeiter:innen, ohne festen PC-Arbeitsplatz, nicht oder teilweise zu spät in die Kommunikation eingebunden.

Die Bedeutung interner Kommunikation für die Produktivität und das Arbeitsklima

Erfolgreiche Zusammenarbeit in Unternehmen gelingt nur, wenn zwischen Teams und Kolleg:innen kommuniziert wird. Wenn jemand nicht weiß, was die anderen tun und weshalb, können Frustration und Unverständnis die Folge sein. Gerade in Zeiten, in denen Homeoffice und mobiles Arbeiten neue Flexibilität für Mitarbeiter:innen mit sich bringen, sollten Unternehmen darauf achten, die Zusammenarbeit durch Kommunikation zu fördern. Wie Prof. Bernhard Badura, Mitherausgeber des Fehlzeiten-Reports 2023 der AOK, betont, sind auch die soziale Isolation und die Distanzierung vom Unternehmen durch diesen Arbeitstrend nicht zu unterschätzen.

Neben den remote arbeitenden Kolleg:innen, gibt es einen sehr hohen Anteil an Mitarbeiter:innen, die keinen Zugang zu einem PC an ihrem Arbeitsplatz haben. Auch diese Teammitglieder können weniger produktiv und zufrieden arbeiten, wenn sie wichtige News nur zeitversetzt erhalten. Ineffiziente Arbeitsabläufe durch mangelnde Absprachen, fehlendes Feedback oder komplizierte Interaktion sind das Ergebnis.

Sechs konkrete Hürden einer erfolgreichen internen Kommunikationsstrategie

Doch was sind konkrete Hürden, an denen Unternehmen in Bezug auf ihre interne Kommunikation scheitern können?

1. Zielgerichtete Kommunikation

Eine unklare Formulierung von Zielen und Botschaften kann zu Verwirrung und Missverständnissen führen. Redakteure sollten sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Mitarbeiter:innen sie mit welcher Botschaft über welchen Kanal am besten erreichen können.

2. (Zu) viele Kommunikationskanäle verderben die Message!

Ein Beispiel: Die Vertriebsleiterin kommuniziert die Quartalszahlen in einem Meeting an ihr Team. Zwei Stunden später werden diese Zahlen per E-Mail an die gesamte Belegschaft verschickt – bzw. an die Personen, die einen geschäftlichen E-Mail-Account besitzen. Im Laufe des Tages gelangt die Information per Hauspost an die Kolleg:innen in der Produktionshalle. In der Zwischenzeit gab es jedoch eine Mittagspause, in der eine rege Diskussion und Flurfunk zu den Zahlen stattfand.

Ein Ungleichgewicht der Informationen und Wissenssilos unter den Kolleg:innen können dazu führen, dass sich einzelne Mitarbeiter:innen durch mangelnde, zeitversetzte Kommunikation nicht wertgeschätzt fühlen. Darüber hinaus können verfälschte Informationen entstehen, wenn es keine eindeutige und einheitliche Quelle gibt.

3. Orts- und zeitunabhängige Erreichbarkeit

Wie bereits erwähnt, arbeiten Mitarbeiter:innen heute vermehrt dezentral anstatt zusammen an einem Standort. Nicht nur, dass mittlerweile sechs von zehn Unternehmen in Deutschland Homeoffice anbieten (Randstad-ifo Personalleiter-Befragung, auch die Arbeitszeiten sind flexibler geworden. Darüber hinaus gibt es weiterhin Kolleg:innen mit Schichtarbeit und Arbeitsplätzen außerhalb des Büros. Ziel ist es, einen Kommunikationskanal zu finden, der die gesamte Belegschaft erreicht, unabhängig von den individuellen Arbeitszeiten und -orten.

4. Interaktionsfähigkeit des Kanals

Ohne ein einfaches Feedback-System bestehen für Mitarbeiter:innen Hürden, ihre Gedanken zu Themen zu äußern. Interaktionsfähigkeit ist essenziell, um ein Stimmungsbild der Belegschaft zu erkennen und Verbesserungsvorschläge oder Lob entgegennehmen zu können. Flyer oder Intranet-Meldungen sind der falsche Weg, da sie nur die einseitige Kommunikation ermöglichen.

5. Effiziente und medienbruchfreie Informationsverbreitung

Papierbasierte Kommunikation ist im Vergleich zur digitalen zeitaufwendiger und ressourcenintensiver, da sie etwa Papier, Tinte, ggf. Briefporto und Arbeitszeit erfordert. Medienbrüche zwischen digitalen und analogen Kommunikationsschritten bergen darüber hinaus das Risiko, dass Informationen im Prozess verfälscht werden. Ein sauberer digitaler und vor allem sicherer Kommunikationsprozess erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Information und steigert die Effizienz.

6. Nähe trotz räumlicher Distanz

Um der oben erwähnten sozialen Isolation und Distanzierung von Mitarbeiter:innen zum Unternehmen entgegenzuwirken, sollte eine interne Kommunikationsstrategie Maßnahmen beinhalten, die das soziale Miteinander fördern. Auch hier ist ein bidirektionaler Austauschkanal essenziell, um Nähe zur gesamten Belegschaft – trotz teils digitaler Umgebung – aufzubauen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Blogartikel „Leitfaden: Durch interne Kommunikation (digitale) Nähe aufbauen“.

Lösung: Eine Mitarbeiter-App zur Effizienzsteigerung und Interaktion der gesamten Belegschaft

Heute nutzt nahezu jede:r ein Smartphone, und viele haben es ständig bei sich. Wieso nicht auch Firmennews per Mitarbeiter-App auf dem Smartphone erhalten? Räumliche und zeitliche Hürden werden auf diese Weise unkompliziert überwunden. Mitarbeiter-Apps können zudem ein Social Intranet beinhalten, das ähnlich wie in den sozialen Medien die Interaktion unter Beiträgen erlaubt. Durch diese zentrale Informationsplattform weiß jede:r Mitarbeiter:in, wo Informationen zu finden sind und kann sie überall konsumieren. Ein Berechtigungskonzept ermöglicht die zielgerichtete Kommunikation in Echtzeit, was zusätzlich die Effizienz steigert.

Auch gemeinsame Termine und Checklisten können über die App kommuniziert werden. Eine Mitarbeiter-App schließt endlich die Lücke in der internen Kommunikationsstrategie, da sie die gesamte Belegschaft unkompliziert, wirksam und sicher einbezieht. Weitere Informationen rund um die Funktionen und Sicherheitsaspekte der Mitarbeiter-App d.velop connect erhalten Sie im Whitepaper: Alle an Bord: Wie eine Mitarbeiter-App Ihre interne Kommunikation in Zeiten von New Work revolutioniert.